תיבת המייל שלכם הופכת לארכיב חשבוניות מסודר, חיפושי ותואם-חוק. בלי הקלדה, בלי חשבוניות אבודות, בלי לחפש שעתיים לפני ביקורת.
אנחנו מקימים הכל ומריצים על 1–2 מהלקוחות שלכם. אתם רק רואים תוצאה.
כל מסמך נכנס לתיק לפי ישות · שנת כספים · ספק — אותו מבנה בכל חודש, בכל שנה, בכל לקוח.
ארבע נקודות שחוזרות אצל כמעט כל משרד הנהלת חשבונות ואצל כל מפעיל רב-סניפי.
מישהו פותח כל PDF ומקליד ספק, מספר, תאריך וסכום. זה לוקח דקות לכל מסמך, וכל הקלדה היא הזדמנות לטעות.
המסמך הגיע במייל, נקבר מתחת לשלושים הודעות, ואף אחד לא ידע שהוא חסר עד שהספק התקשר או שהביקורת ביקשה אותו.
משרד שמנהל שמונים עסקים מכפיל את הבלגן בשמונים. כל לקוח עם תיקייה משלו, שיטת שמות משלו, וזיכרון של מי שתייק.
בקשה לחשבונית מלפני שלוש שנים הופכת לחיפוש בתיקיות, במיילים ובקלסרים — במקום לשאילתה אחת.
הרצף קבוע ואוטומטי. אתם נכנסים רק כשהמערכת אומרת שהיא לא בטוחה.
המערכת מתחברת לתיבה שלכם ומושכת הודעות וקבצים מצורפים. אפשר להצמיד אותה לתווית או לתיקייה ייעודית, כך שהיא רואה רק את מה שהפניתם אליה.
קריאה בלבד · IMAPהמערכת בודקת אם למסמך יש שכבת טקסט אמיתית או שהוא סריקה. מסמך דיגיטלי נקרא ישירות; סריקה עוברת OCR בעברית ובאנגלית. חבילה של עשרות עמודים מפוצלת חזרה למסמכים נפרדים.
דיגיטלי · OCR · פיצול חבילותח.פ הספק, ח.פ הלקוח, מספר החשבונית, התאריך, סוג המסמך, הסכום ומספר ההקצאה. קודם כללים דטרמיניסטיים; רק מה שנשאר לא ודאי עובר לבינה מלאכותית; ומה שעדיין לא ודאי נכנס לתור חריגים במקום להיות ניחוש.
מבנה החשבונית הישראליתהקובץ נשמר תחת הישות הנכונה ושנת הכספים הנכונה. העותק המתויק מאומת בחתימת hash מול הקובץ שהתקבל, כדי שתדעו שמה ששמור זה בדיוק מה שהגיע.
עותק מאומת · יומן ביקורתהתיוק הוא רק החצי הראשון. השני הוא למצוא — בשנייה, שלוש שנים אחורה.
לא רק לפי ספק ותאריך. החיפוש רץ גם על הטקסט המלא שנקרא מהחשבונית, על מספר ההזמנה ועל ח.פ — כך שגם מסמך שהמטא-דאטה שלו חלקית עדיין נמצא.
הישות נקבעת לפי מספר העוסק שמופיע בתוך החשבונית, לא לפי התיבה שאליה הגיעה. ספק ששלח לתיבה הלא נכונה עדיין מגיע לתיק הנכון.
אותו קובץ בדיוק מזוהה לפי טביעת אצבע ונסגר לבד. אותו ספק עם אותו מספר חשבונית בקובץ שונה עולה להכרעה שלכם — כי זו יכולה להיות הנפקה מחדש.
מחיקה בתוך תקופת השמירה נחסמת או נרשמת, ואפשר להטיל חסימה משפטית על מסמך. כל מחיקה משאירה רישום — אין מסמך שנעלם בלי עקבות.
מסמך שהמערכת לא בטוחה לגביו מגיע לרשימת עבודה אחת עם סיבה ברורה ופעולה מומלצת, במקום להיתקע בשקט. תיקון ידני תמיד גובר על מה שהמערכת קראה.
מספר הקצאה נקרא מהחשבונית ונשמר. אפשר להגדיר סף שמעליו תשלום לא יאושר בלי מספר הקצאה מאומת, ולנהל ניכוי מס במקור לפי שיעור לכל ספק.
לכן ניהול הספקים הוא חלק מאותה מערכת — לא מודול נפרד שצריך לסנכרן. זה מה שמאפשר לחשבונית להיות מתויקת אוטומטית במקום להיתקע.
ח.פ, אנשי קשר, פרטי תשלום ומחירון — במקום אחד. חשבונית נכנסת נקשרת לספק לפי ח.פ, לפי כתובת השולח או לפי שם מדויק.
ספק שלא מוכר נפתח אוטומטית ככרטיס לא מאושר, כדי שהחשבונית תתויק עכשיו. הוא נשאר חסום להזמנות רכש עד שמישהו יאשר אותו.
אישור ניהול ספרים, אישור ניכוי מס במקור, ביטוחים והסכמים — עם תאריך תפוגה. המערכת מתריעה לפני שפג, ויכולה לחסום תשלום לספק עם אישור שכבר לא בתוקף.
מסמך ההתקשרות עם תאריכי התחלה וסיום. תזכורת חידוש עולה 90 יום לפני הסיום וחוזרת מדי חודש עד שמישהו מחדש או מבטל — כדי שהתקשרות לא תפוג בהיסח הדעת.
רשימת הספקים שלכם נכנסת מקובץ CSV. קודם תצוגה מקדימה שמראה בדיוק מה ייווצר ומה יידלג, ורק אחר כך ביצוע. ספק קיים לעולם לא נדרס.
אותו ספק שנפתח פעמיים בשמות שונים מתמזג לכרטיס אחד, והחשבוניות ההיסטוריות עוברות איתו — כולל זכירת ח.פ הישן להתאמות עתידיות.
משרד שמנהל 30–120 לקוחות. כל לקוח מוגדר כישות נפרדת עם הרשאות משלה, והצוות עובד מול מסך אחד במקום מול תיקייה לכל לקוח.
קייטרינג, רשתות, זכיינות, ניהול מבנים ומרפאות. כמה חברות בנות תחת אותה קבוצה, כשכל חשבונית צריכה להגיע לחברה הנכונה.
עסק שמנהל ספרים בבית ומקבל מאות חשבוניות בחודש, ושבו התיוק כבר צורך משרה חלקית שלמה.
אנחנו לא מפיקים חשבוניות ולא מנהלים ספרים. אנחנו מטפלים בצד הנכנס — זה שאף אחד לא רצה.
| מה שכבר יש לכם | מה זה עושה | איפה אנחנו נכנסים |
|---|---|---|
| Green Invoice · iCount | מפיקים את החשבוניות שאתם שולחים ללקוחות שלכם. | אנחנו על החשבוניות שאתם מקבלים מספקים. |
| חשבשבת · ריווחית · פריוריטי | מנהלים את הספרים — אחרי שמישהו הקליד את הנתונים פנימה. | אנחנו מבטלים את שלב ההקלדה ומספקים את המסמך המקורי לצידו. |
| סורק משרדי · OCR גנרי | הופכים תמונה לטקסט, ועוצרים שם. | אנחנו מבינים מה הטקסט אומר: ח.פ, מע"מ, מספר הקצאה, סוג מסמך. |
| Dropbox · Google Drive | שומרים קבצים במקום שמישהו צריך לתחזק ידנית. | אנחנו קובעים את מבנה התיוק לבד ומאמתים שהעותק תקין. |
החיבור לתיבה הוא IMAP לקריאה בלבד. המערכת לא שולחת, לא מוחקת ולא משנה כלום בתיבה שלכם.
אפשר להצמיד את החיבור לתווית או לתיקייה ייעודית, כך שהמערכת רואה בדיוק את מה שסימנתם ולא את שאר ההודעות שלכם.
פרטי הגישה נשמרים מוצפנים ואף פעם לא מוצגים חזרה במסך. היעד מאומת לפני חיבור, כדי שלא ניתן יהיה להפנות את המערכת לשרת פנימי.
לכל משתמש מוגדר אילו לקוחות או חברות הוא רואה. מנהל חשבונות שמטפל בעשרה לקוחות לא רואה את השאר.
מי שינה מה ומתי — על כל מסמך. כולל תיקון ידני של שדה שהמערכת קראה, ומחיקה שבוצעה.
אפשר לעבוד על השרת שלנו, ואפשר להתקין את המערכת על השרת שלכם כך שהמסמכים לא יוצאים מהארגון.
זה תלוי בתמהיל שלכם. חשבונית דיגיטלית עם שכבת טקסט עוברת כמעט תמיד; סריקה באיכות נמוכה או חשבונית בכתב יד תגיע לתור החריגים. בדיוק בשביל זה הפיילוט קיים — אנחנו מריצים על החומר האמיתי שלכם ומראים לכם את המספר שלכם, לא ממוצע שיווקי.
קודם כל, בינה מלאכותית היא לא השלב הראשון — רוב השדות נקראים בכללים דטרמיניסטיים, וה-AI נכנס רק למה שנשאר. שדה שהמערכת לא בטוחה לגביו לא מנוחש: הוא נשאר ריק והמסמך עולה לתור חריגים. תיקון ידני תמיד גובר, והמערכת לא תדרוס אותו בסריקה חוזרת.
לא. המערכת היא תיוק ואחזור בלבד. היא לא מגישה דוחות ולא מחליפה את תוכנת הנהלת החשבונות שלכם — היא מוודאת שהמסמך קיים, מתויק ונמצא כשצריך אותו.
אפשר להזין אותן. תיקייה קיימת של קבצים או ארכיון מייל ישן עוברים באותו תהליך בדיוק, ומתויקים לפי שנת הכספים שלהם ולא לפי תאריך ההעלאה.
כל לקוח הוא ישות עם ח.פ משלה. החשבונית מנותבת לישות לפי ח.פ הלקוח שמופיע בתוך המסמך, ולכל עובד במשרד מוגדר אילו לקוחות הוא רואה. אין צורך בהתקנה נפרדת לכל לקוח.
התמחור נקבע לפי מספר הישויות ונפח המסמכים החודשי, ולכן הוא שונה בין משרד עם 80 לקוחות לבין חברה בודדת. נדבר על מספרים אחרי שנראה בפיילוט מה הנפח האמיתי שלכם — כך ההצעה מבוססת על נתונים ולא על הערכה.
שלושים יום, בלי עלות, על 1–2 מהלקוחות שלכם. אנחנו מחברים את התיבה, מגדירים את הישויות, מזינים את רשימת הספקים ומריצים. בסוף אתם מקבלים ארכיב אמיתי עם המסמכים שלכם, ואת המספרים שלכם — כמה עבר לבד וכמה דרש טיפול.